Optimisation de la gestion d'entreprise chez un traiteur
Le problème: une gestion manuelle répétitive et monopolisée
Nicolas est traiteur à Lyon depuis douze ans, et vend des prestations comme des séminaires d’entreprise ou des mariages. Il emploie trois personnes en cuisine, travaille avec une vingtaine de serveurs et a délégué la partie RH à Mélanie, gestionnaire à temps partiel.
Nicolas gère tout de tête: le catalogue, la création de devis, le planning des prestations, la coordination des serveurs, le recrutement… Mélanie, elle, gère les disponibilités et les plannings du personnel. Elle utilise des outils qu’elle a mis en place et auxquels elle seule a accès.
Pendant les premières années de son activité, ce fonctionnement convenait bien à Nicolas. Cependant, depuis quelques temps, il réalise qu’il perd trop de temps à superviser le personnel pendant les prestations et à répéter les tâches redondantes. Par exemple, l’écriture d’un devis lui prend 45 minutes. De plus, puisque Mélanie gère seule les plannings, Nicolas n’est pas autonome en cas d’imprévu.
La solution : une base de données simple et accessible
Après avoir bien identifié le problème, nous avons commencé par centraliser et mutualiser les connaissances. En collaboration avec l’entreprise, nous avons créé une base de données et de fichiers simple à utiliser. Celle-ci est dédiée à toute l’activité du traiteur: les tarifs, le personnel, les prestations, … Le but était que l’outil soit facile à prendre en main et fasse gagner du temps rapidement. Nicolas a donc complété cette base et s’en sert maintenant pour créer ses devis et les plannings beaucoup plus rapidement.
Mélanie aussi a pris l’habitude d’enregistrer son travail au même endroit, les informations sont maintenant partagées. Cela permet une meilleure réactivité en cas de problème, par exemple l’indisponibilité d’un serveur au dernier moment.
Maintenant que l’entreprise s’appuie sur un outil centralisé, la gestion est devenue beaucoup plus fluide et efficace. Nous n’avons pas perturbé le fonctionnement de Nicolas avec un logiciel complètement nouveau, cet outil lui a permis d’optimiser ce qu’il faisait déjà. Grâce à la base de données, on pourra continuer à créer de nouveaux outils dans le futur. Puisque les informations sont déjà centralisées et au bon format, il sera aisé de s’en servir comme point de départ.
Vous aussi, mutualisez vos connaissances et allégez votre charge mentale
Comme Nicolas, vous gérez (presque) tout vous-même dans votre entreprise ? Comme lui, vous savez que de nouveaux outils vous aideraient mais vous n’avez aucune idée de comment ni d’où démarrer ? Nombre de gérant(e)s sont dans votre cas, c’est tout à fait normal. Quand on est habitué à un certain fonctionnement il est difficile de se projeter autrement. Résultat, on fait bien souvent le choix du non choix par peur de la complication et d’absence de résultats réels.
C’est pourquoi nous sommes là pour vous écouter, vous aiguiller et vous accompagner dans ce changement. Brique par brique, nous améliorons ensemble vos outils de gestion et vous laissons le temps de les prendre en main.